Penyuapan merupakan ancaman serius bagi integritas dan kredibilitas suatu perusahaan. PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD), sebagai salah satu perusahaan distribusi dan perdagangan produk kesehatan di Indonesia, memahami pentingnya menerapkan strategi pengendalian anti penyuapan dengan tegas dan efektif.ย
Dalam upaya menjaga transparansi, etika, dan kepercayaan publik, Kimia Farma Trading & Distribution telah merumuskan serangkaian langkah strategis untuk mengatasi segala praktik yang tidak etis dan melanggar hukum, seperti tindak penyuapan atau tindak korupsi.
Strategi Pengendalian Anti Penyuapan di KFTD
1. Pengendalian Keuangan
Dari aspek keuangan, perusahaan telah merancang dan melaksanakan serangkaian strategi pengendalian anti penyuapan yang terstruktur dan progresif, seperti:
- Menerapkan hirarki persetujuan yang sesuai dengan tingkat wewenang, sehingga transaksi yang lebih besar memerlukan persetujuan dari manajemen yang memiliki tingkat kebijakan yang lebih tinggi.
- Melakukan verifikasi terhadap penerima pembayaran serta pekerjaan atau layanan yang telah disetujui oleh mekanisme organisasi yang relevan sebelum pembayaran dilakukan.
- Mengharuskan adanya dua tanda tangan minimal pada persetujuan pembayaran sebagai langkah pengamanan.
- Mengharuskan lampiran dokumen pendukung yang relevan pada setiap persetujuan pembayaran.
- Membatasi penggunaan uang tunai dan mengimplementasikan sistem pengendalian yang efektif terhadap pembayaran dalam bentuk uang tunai.
- Menetapkan kategori pembayaran serta deskripsi akurat dan jelas pada rekening keuangan.
- Melakukan tinjauan secara periodik oleh manajemen terhadap transaksi keuangan yang berdampak signifikan.
- Mengimplementasikan audit keuangan independen dan perubahannya secara berkala.
2. Pengendalian Non-Keuangan
Untuk memastikan bahwa tidak ada ruang bagi tindakan suap, Kimia Farma Trading & Distribution juga menyusun strategi pengendalian anti penyuapan dari segi non-keuangan. Berikut ini serangkaian tindakan yang dilakukan:
- Mempekerjakan kontraktor, sub-kontraktor, pemasok, dan konsultan yang telah diverifikasi lolos proses prakualifikasi yang ketat.ย
- Mengharuskan minimal dua orang untuk meninjau dan memilih pemenang lelang.
- Menerapkan pemisahan tugas antara orang yang menyetujui kontrak dengan yang mengajukan permintaan, dan berasal dari departemen yang berbeda.
- Mengharuskan dua tanda tangan pada kontrak, serta pada dokumen yang mengakibatkan perubahan dalam kontrak.
- Menetapkan pengawasan oleh manajemen senior pada transaksi yang berpotensi tinggi risiko penyuapan.
- Menjaga kerahasiaan data lelang dan informasi sensitif lainnya dengan membatasi akses hanya kepada individu yang berwenang.
- Menerapkan seluruh peraturan anti penyuapan yang ditetapkan pada saat registrasi rekanan, termasuk melalui inspeksi mendadak atau audit eksternal.
- Menyelenggarakan sosialisasi dan penandatanganan komitmen anti penyuapan dan KKN kepada tenaga kerja alih daya, serta mendorong laporan melalui Whistle Blowing System (WBS) apabila terdapat kecurigaan atau praktik penyuapan.
Keseluruhan langkah-langkah proaktif di atas menegaskan komitmen KFTD untuk menjaga integritas, transparansi, dan kepatuhan terhadap prinsip-prinsip bisnis yang etis. Upaya perusahaan dalam mengendalikan anti penyuapan bukan hanya tentang mematuhi hukum yang berlaku, tetapi juga tentang membangun budaya organisasi yang kuat yang mengutamakan integritas dan moralitas.